Logistyka nie zawsze musi kosztować tyle samo. Koszty magazynowania i transportu mogą zależeć od tego, jakie rozwiązania zostaną zastosowane. Często nawet drobne decyzje mogą mieć daleko idące konsekwencje.
Od czego zależą koszty magazynowania? Przede wszystkim od liczby produktów, które aktualnie znajdują się na półkach. To szczególnie ważne, gdy firma korzysta z usług operatora logistycznego i rozlicza się za wykorzystywaną przestrzeń. Im mniej zajętych półek, tym niższe koszty.
Może to prowadzić do wniosku, że najlepiej byłoby ograniczyć zapasy do absolutnego minimum. I faktycznie, jest to jakieś rozwiązanie, choć nie w każdej branży i nie w każdej sytuacji będzie ono możliwe do zastosowania.
Cross-docking – logistyka bez magazynowania
Cross-docking stanowi właśnie taką metodę logistyczną, która pozwala minimalizować, a w skrajnej wersji nawet wyeliminować magazynowanie. Magazyn pełni wówczas przede wszystkim funkcję punktu przeładunkowego.
Przy zastosowaniu takiego rozwiązania towary od razu po dostarczeniu do magazynu są przenoszone do strefy wysyłki i przygotowywane do dalszego transportu, dla kolejnych firm transportowych bądź kurierskich. Wszędzie tam, gdzie kluczowa pozostaje płynność łańcuchów dostaw i szybkie przemieszczanie produktów, cross-docking sprawdzi się wyśmienicie.
Urszula Rąbkowska, Dyrektor Sprzedaży i Rozwoju XBS Group
W praktyce, nie każdy cross-docking będzie przebiegał identycznie. Na przykład cross-docking przychodzący oznacza, że towary są przyjmowane od wielu dostawców, po czym wysyła się je do jednego odbiorcy. Rozwiązanie takie stosują detaliczne sieci handlowe. W umówionym terminie dostawcy przekazują towar do centrum dystrybucyjnego, z którego produkty są natychmiast odbierane i rozdzielane pomiędzy supermarkety na terenie określonego regionu lub nawet całego kraju.
W branży e-commerce częściej stosowany jest cross-docking wychodzący. Wówczas towary z jednego sklepu internetowego są sortowane, pakowane i wysyłane do wielu pojedynczych klientów.
Istnieje także cross-docking mieszany, w którym to towary od wielu dostawców są konsolidowane, a następnie wysyłane do wielu odbiorców. Taka sytuacja może zaistnieć choćby w przypadku firm produkcyjnych, które zamawiają rozmaite materiały lub podzespoły, po czym otrzymują je razem, w postaci dużych transportów z zawartością pochodzącą od razu od wielu dostawców.
Dzięki zastosowaniu cross-dockingu zamówienia mogą być realizowane sprawnie, szybko, bez marnowania czasu na przenoszenie towarów do magazynów, a potem z magazynów. Przekłada się to na niższe koszty magazynowania, a przy okazji także na optymalizację przestrzeni wykorzystywanej do przechowywania towarów.
Niestety, cross-docking nie będzie równie dogodny dla każdej firmy. Potrzebna jest tutaj zarówno odpowiednia infrastruktura, jak i doskonała koordynacja pomiędzy dostawcami i odbiorcami. Przy dużych wolumenach towarów przyda się umiejętność efektywnego zarządzania zapasami i transportem, tak aby przepływ towarów następował w sposób płynny – bez przestojów, ale i bez nawarstwiania się oczekujących operacji. Z tego też powodu cross-docking częściej będzie wykorzystywany w dużych niż w małych firmach.
Zapas zabezpieczający – klucz do stabilności
Cross-docking może się wydawać wspaniałą ideą, ale większość firm i tak będzie musiała przechowywać jakieś zapasy. Producenci potrzebują rezerw materiałów i podzespołów niezbędnych do produkcji, a sieci sklepów detalicznych oraz sklepy internetowe muszę mieć zapasy, aby móc płynnie realizować zamówienia.
Zapas zabezpieczający, to inaczej zapas bezpieczeństwa, a więc poziom zasobów niezbędny do tego, aby uchronić firmę przed wahaniami popytu lub opóźnieniami dostaw. Tego typu rezerwę można porównać do buforu, który chroni przed trudnymi do przewidzenia, a jednak zdarzającymi się sytuacjami.
Cała sztuka polega na tym, aby odpowiednio ustalić optymalny poziom zapasów. Jeśli będzie zbyt wysoki, może to oznaczać niepotrzebnie kosztowne magazynowanie. Jeśli jednak okaże się za niski, przy większym popycie zabraknąć może niektórych produktów lub materiałów, a to z kolei spowoduje utratę potencjalnych zysków.
Urszula Rąbkowska, Dyrektor Sprzedaży i Rozwoju XBS Group
Ustalając taki zapas, zazwyczaj dla różnych produktów ustala się inny bufor bezpieczeństwa. W przypadku towarów często rotujących (często zamawianych przez klientów), zapas ten powinien być większy niż przy mniej popularnych. Warto też uwzględnić niezawodność dostawców. Jeśli wiemy, że jakieś produkty trzeba zamawiać z większym wyprzedzeniem niż inne, powinno być ich w magazynie więcej niż tych, które możemy uzupełniać z dnia na dzień.
Oczywiście w praktyce ustalenie właściwego poziomu zapasów zabezpieczających nie będzie łatwe. Należy bowiem uwzględnić wiele czynników, w tym analizę historyczną przepływu towarów, czy prognozowany popyt. Trzeba też stale monitorować wskaźnik zapasów magazynowych oraz czas, w jakim zamówione produkty docierają od producenta lub dystrybutora do naszego magazynu.
Pierwsze weszło, pierwsze wyszło – czyli FIFO
W optymalizacji zapasów pomocna może być także zasada „First In, First Out”, zwana metodą FIFO.
Szczególne znaczenie będzie ona miała w branży spożywczej i kosmetycznej, a więc tam, gdzie bardzo istotnym parametrem produktów jest ich data ważności. Stosowanie tej zasady pozwala na odpowiednie wykorzystanie towarów i zapobieganie stratom związanym z przeterminowaniem produktów.
Zgodnie z metodą FIFO materiały i produkty powinny być pobierane z magazynu w takiej kolejności, w jakiej do niego weszły. A więc to najstarszy towar w magazynie ma pierwszeństwo przed nowszym – np. w momencie, gdy trzeba wysłać do klienta zamówiony przez Internet szampon do włosów, suplement diety lub zestaw czekoladek.
Gdyby taka zasada nie była stosowana, istniałoby duże ryzyko, że firma pozostawi w magazynie mnóstwo towarów, których nie uda się sprzedać przed utratą terminu przydatności do użycia lub spożycia. To z kolei mogłoby oznaczać wymierne straty, bo takich produktów nie będzie już można sprzedać.
Metodę FIFO stosuje się nie tylko w branży FMCG, ale także w logistyce marketingowej, gdzie czasami konieczne jest szybkie wydawanie materiałów promocyjnych. Przestrzeganie zasad FIFO sprawi, że przestarzałe materiały marketingowe nie będą zalegały w magazynie.
Urszula Rąbkowska, Dyrektor Sprzedaży i Rozwoju XBS Group
Proces stosowania FIFO wymaga przestrzegania odpowiednich procedur, w tym oznaczania towarów przychodzących do magazynu datą ich wprowadzenia, odpowiedniej organizacji przestrzeni magazynowej oraz właściwej kolejności pobierania produktów przez pracowników.
Zasada 7W – podstawa skutecznej logistyki
Na końcu każdego łańcucha logistycznego pojawia się pytanie: „Czy dostarczyliśmy odpowiedni towar, we właściwej ilości, we właściwym stanie, we właściwe miejsce, we właściwym czasie, po właściwej cenie i właściwemu klientowi?”. I właśnie te pytania składają się na zasadę 7W (po angielsku – 7R od „7 rights”).
Dopiero udzielenie pozytywnej odpowiedzi na każdą składową część tego pytania, świadczy o tym, że procesy logistyczne zostały poprawnie ze sobą zazębione i finalnie powinny przełożyć się na zadowolenie zarówno klienta, jak i satysfakcję dostawcy towaru. Brzmi prosto, ale skuteczne zastosowanie zasady 7W wymaga spełnienia bardzo wielu warunków.
Warto wziąć pod uwagę choćby automatyzację procesów, co może przyspieszyć pracę, eliminując jednocześnie ryzyko błędów. Istotne też będą szkolenia dla pracowników, by potrafili stosować zasady 7W w codziennej pracy. Niezwykle ważne jest także stałe monitorowanie efektywności dostaw oraz bieżąca komunikacja z klientami. Nie da się ukryć, że wszystkich tych zasad najłatwiej przestrzegać, gdy logistyka znajduje się w rękach doświadczonego operatora logistycznego.
Urszula Rąbkowska, Dyrektor Sprzedaży i Rozwoju XBS Group
Podsumowując, efektywna logistyka magazynowa to balans pomiędzy kosztami, szybkością realizacji zamówień i płynnością łańcucha dostaw. Czy będzie to cross-docking, FIFO, czy utrzymywanie zapasu zabezpieczającego – każda z tych metod ma swoje miejsce w strategii logistycznej. Odpowiedni wybór poszczególnych rozwiązań zależy jednak od specyfiki branży, wielkości firmy i jej celów biznesowych.