W każdym biznesie planowanie i kontrola budżetu, zwłaszcza jeśli chodzi o zakupy, jest podstawą dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Jednak mało kto zdaje sobie sprawę, ile tak naprawdę wynoszą wydatki firmy, które teoretycznie jednorazowo są niewielkimi kwotami. Może to mieć jednak duże znaczenie – szczególnie w przypadku firm o rozbudowanej strukturze. Z pomocą przychodzi tutaj tail spend management, który pozwala na znaczne oszczędności w tym zakresie. Czym jednak jest tail spend i jak nim skutecznie zarządzać?
Czym jest tail spend?
Zwrotem tail spend (wydatki na „ogonie”) określa się wszelkie z pozoru nieistotne zakupy firmy, które zwykle są niewielkie albo zbyt rzadkie, aby nawiązać skuteczną współpracę z dostawcami. Wbrew pozorom, łączna suma wydatków na tego typu zamówienia może być bardzo duża. W skrajnych przypadkach, tail spend przekracza kwotę głównych kosztów danej firmy. Jednak większość przedsiębiorców uznaje, że próba zarządzania tą częścią wydatków może być zbyt czasochłonna lub nawet przynosząca straty. Jest to jednak błąd, a skutecznie zarządzanie wydatkami na „ogonie” posiada wiele zalet, które bardzo szybko można odczuć w budżecie firmy.
Tail spend managemenet i jego zalety
Zasadniczo odpowiednie zarządzanie tail spend posiada kilka zalet. Przede wszystkim, w dłuższej perspektywie pozwala na znaczne oszczędności firmy. Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorstw, dla których Warszawa jest głównym źródłem dostawców. To właśnie w dużym mieście, w porównaniu do innych miejsc w Polsce, najwięcej można stracić na niewielkich lub niezbyt częstych wydatkach. Zarządzanie wydatkami daje także możliwość ich kontrolowania i panowanie nad przejrzystością procesów zakupowych. Łatwiej również utrzymywać zgodność z wszelkimi umowami, a co najważniejsze – pozwala skutecznie planować wydatki na przyszłość, a tym samym prowadzić zrównoważony budżet firmy.
Rodzaje strategii tail spend management
W tym miejscu rodzi się pytanie, jak więc skutecznie zarządzać wydatkami, aby uzyskać wyżej wymienione korzyści? Wymienić można tutaj przede wszystkim dwa rozwiązania. Z jednej strony będzie to wprowadzenie odpowiedniej technologii, która w sposób zaawansowany będzie zarządzać wydatkami firmy. W ten sposób uzyskać można przejrzystość wydatków, a także uporządkować bazę dostawców. Zarządzanie kosztami można również zlecić odpowiedniej firmie, która w ramach outsourcingu będzie zarządzać tail spendem oraz w naszym imieniu dokonywać zakupów czy renegocjować umowy i zobowiązania. Bez względu jednak na wybór metody, korzyści płynące z odpowiedniego zarządzania wydatkami z „ogona”, zdecydowanie przemawiają nad opanowaniem tej kwestii z korzyścią dla firmy.